• Face au développement de programmes importants de construction et d’aménagement urbain pour cette collectivité ( PRU) , il s’agissait d’analyser l’ensemble des processus mis en œuvre depuis l’émergence du besoin par une direction demandeuse jusqu’à sa réalisation et livraison opérationnelle, et de permettre une meilleure collaboration entre les services. Les travaux du PRU devaient respecter les contraintes imposées par l’ANRU en terme de délai de réalisation, hors le ralentissement des consommations budgétaires liées à ces opérations rendaient nécessaire une mise à plat et une optimisation des processus mis en œuvre.

Objectifs et enjeux

  • Identifier La nature des prestations fournies par chacun des services concernés et acteurs lors des phases de conception et de réalisation des travaux.
  • Délimiter Les périmètres respectifs d’intervention de chacun des services impliqués dans ces travaux.
  • Planifier le séquençage des interventions en fonction de leur nature et d’un processus global, (distinction entre projets nouveaux et entretien / rénovation).
  • Définir Les modalités (outils, procédures) de coordination et de concertation entre ces différents services, et évaluer la pertinence de leur mobilisation actuelle (de chacun des services) dans la réalisation de cette mission globale de la Collectivité.
  • Quantifier La charge de travail effectivement assumée par chacun des services concernés.

Modalités

La mission a été réalisée en 2 temps :

  • Une phase de diagnostic et d’élaboration de propositions :
    • audit des processus mis en œuvre,
    • bilan des forces et faiblesses
  • Une phase d’accompagnement :
    • travaux de groupes sur une nouvelle répartition des missions et des tâches,
    • adaptation des procédures et outils de communication.

Résultats

  • Une réorganisation des pôles / directions /services et un repositionnement du rattachement de certains services afin d’en optimiser le fonctionnement.
  • La relance du dialogue inter pôles, aussi bien entre les pôles chargés de concevoir et réaliser, qu’entre ces mêmes pôles et ceux destinataires de la gestion des nouveaux équipements.
  • La mise en place d’un nouveau process de management de projets afin de sécuriser la bonne réalisation des investissements (respect des délais, suivi des consommations budgétaires).

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